Conservazione documenti informatici

Il sistema di conservazione digitale è un insieme di procedure, di strumentazioni ed attività finalizzate alla salvaguardia nel tempo dei documenti digitali, nativi e non, dei loro contenuti e delle informazioni necessarie a garantirne la riproducibilità, integrità, autenticità e leggibilità nel tempo in ambienti tecnologici diversi da quello d’origine; oltre al singolo documento informatico, il sistema di conservazione deve assicurare il mantenimento di tutte quelle informazioni di carattere descrittivo e gestionale che possano assicurarne l’interpretazione (contenuto, elementi, contesti).

Il sistema attribuisce valore legale, civile e fiscale, al documento digitale conservato; il valore così attribuito al documento informatico ha piena efficacia probatoria, al pari dei documenti analogici o cartacei.

Le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi che definiscono il sistema di conservazione dei documenti digitali, sono state compiutamente definite e sono stati fissati i requisiti elevati in termini di qualità e di sicurezza per l’accreditamento presso AgiD dei soggetti che possono svolgere attività di conservazione.

Marno srl è tra le aziende italiane accreditate dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) come Conservatore, requisito normativo necessario per erogare alla PA servizi di Conservazione Digitale a norma. Il servizio si avvale della soluzione software denominata eSignum e delle infrastrutture IT proprietarie. Sono decine di milioni i documenti informatici conservati nel sistema della Marno srl.

Il sistema opera conformemente alle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” in vigore dal 1° gennaio 2022, pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).